Come organizzare un evento digitale: 7 consigli dalla strategia al content marketing

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Nel 2020 gli eventi online hanno conosciuto un vero proprio boom. Organizzare un evento digitale e soprattutto parteciparvi è diventato parte della nostra routine. Riunioni aziendali, webinar, aperitivi virtuali, ma anche corsi di ogni genere: ci ricordiamo tutti come durante il primo lockdown le nostre agende hanno iniziato a scoppiare di incontri virtuali. Per la maggior parte di noi si trattava di una novità, con la quale in questi mesi abbiamo imparato a familiarizzare. E anche molte delle edizioni del 2020 dei grandi eventi sono stati organizzate in streaming in tutto il mondo. Pensate che per la festa nazionale del primo maggio Helsinki, in lockdown, ha trasportato i tradizionali festeggiamenti su una piattaforma virtuale alla quale i cittadini della capitale finlandese potevano partecipare con un avatar

Altro format che è esploso in questi mesi è quello degli eventi phygital o ibridi, che prevede un evento in presenza con pochi partecipanti, in osservanza delle misure anti-contagio messe in atto e nel caso gli eventi dal vivo siano consentiti, e il resto dell’audience che segue l’evento in streaming. È stato così per l’edizione di giugno del Web Marketing Festival, per la Milan Fashion Week di settembre, per convention aziendali, congressi medici e così via.

Ma da dove cominciare per organizzare un evento digitale? Quali sono gli aspetti da tenere in considerazione e le decisioni da prendere? In questo articolo abbiamo raccolto qualche consiglio.

Decidi se l’evento online fa per te

La prima cosa da decidere è se fare un evento digitale. Non è scontato che sia sempre la soluzione migliore. Lo consiglia anche Nikki Garvey, che si occupa di Event Marketing in Google: “Se la finalità dell’evento (in presenza) era quello di mostrare nuovi contenuti o fare un annuncio, un live streaming o un video on demand possono essere utili. Se invece lo scopo era quello di costruire nuove relazioni, un evento online potrebbe non essere la scelta migliore”. Fatte queste considerazioni, puoi decidere di trasformare il tuo evento tradizionale in un evento virtuale, oppure di organizzare un evento digitale tutto nuovo.

Parti dalla strategia

Come per ogni tipo di evento, la strategia viene prima di tutto. Qual è l’obiettivo del tuo evento digitale? Cosa vuoi comunicare? Vuoi presentare virtualmente un tuo prodotto? Stai organizzando una tavola rotonda virtuale su specifici argomenti o un webinar? O ancora una premiazione, un meeting aziendale? Assicurati di definire al meglio finalità e contenuti del tuo evento online.

Individua la tua audience

Ricorda che un evento online, potenzialmente, può essere raggiunto da molte più persone di un evento in presenza, grazie al fatto che ci si può connettere all’ultimo minuto restando a casa in ufficio  e si è fuori con un semplice click. Ma quando organizzi un evento digitale raramente ti interesserà raggiungere l’audience più vasta possibile. Anzi, di solito pensarla a questo modo è un errore. Il tuo evento deve essere seguito, anche online, dall’audience giusta, da partecipanti realmente interessate al tuo evento, anche se corrisponde a una piccola nicchia.

Scegli la piattaforma più adatta

Definire obiettivi e audience ti faciliterà anche nella scelta della piattaforma da utilizzare. Ma non solo. La domanda da porsi è anche: voglio organizzare un evento online live? Oppure posso registrare l’evento o parti di esso, per esempio l’intervento di alcuni speaker? Voglio creare momenti di networking, deve quindi essere interattivo?

Le piattaforme tra cui scegliere sono diverse, alcune hanno versioni gratuite che comunque offrono funzionalità sufficienti per creare un evento online, anche se nella versione a pagamento sono naturalmente più ampie e soprattutto con maggiori possibilità di personalizzazione, utile nel caso tu voglia brandizzare il tuo evento. Tra quelle con versioni free ci sono Zoom, Streamyard, Google Meet, Whereby. Ma ne esistono molte altre e considera che per gli eventi più complessi puoi rivolgerti anche a service specializzati.

Scegli al meglio il giorno e la data (non è facile come sembra)

Conoscere la tua audience ti permette di capire quando il tuo evento potrebbe essere seguito più facilmente. Non è un dettaglio da poco se vuoi che le persone partecipino al tuo evento online. Pensa che le persone in questo periodo sono più facilmente a casa, tra smart working, chiusura delle scuole, ecc, e che i loro ritmi sono diversi da un tempo. Pensa anche alla vasta offerta di eventi digitali che sono oggi a disposizione. E chiediti quali sono le abitudini della tua audience. Organizzi un evento per mamme? Evita gli orari dei pasti. Il tuo evento è d’intrattenimento? Persino Netflix potrebbe essere un tuo competitor…

Supporta il tuo evento con il content marketing prima, durante e dopo

I contenuti sono molti importanti anche per il tuo evento online. Prima dell’evento, aggiorna il tuo sito con tutti i dettagli dell’evento, dalle informazioni utili alle anticipazioni degli argomenti che tratterai, fai trovare il tuo evento con articoli sul sito e sul blog che soddisfano gli interessi della tua audience definendo i temi da trattare attraverso la ricerca delle parole chiave più cercate dai tuoi possibili partecipanti. Durante l’evento, approfondimenti, higlhlights, interviste ti aiuteranno ad approfondire alcuni contenuti, che potrai utilizzare anche dopo l’evento per tenere alta l’attenzione di chi ha partecipato o potrà partecipare a una prossima edizione. 

Non dimenticare i social

Che tu decida di trasmettere il tuo evento anche in diretta su un social network come Facebook o Youtube o meno, ricorda che promuovere il tuo evento e  raccontarlo sui social non è un’attività secondaria. Scegli i canali dove sei più seguito, non devono essere per forza tutti, o dove si trova la sua audience, questo vale anche per aziende, associazioni, ecc. e mantieni alta l’attenzione sul tuo evento e sui suoi contenuti, ingaggia le persone in discussioni, dai anticipazioni o mostra quello che anche in un evento digitale può essere il backstage.

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