Fattura elettronica, cos’è e come funziona

Fattura elettronica, la data della sua entrata in vigore è ormai vicina, ma non hai ancora capito se questo argomento ti riguarda oppure no, se ti deve stressare oppure no, se sei in ritardo o hai ancora tempo per poter essere in tempo! Sei  nel posto giusto. In questo articolo cercherò di darti un po’ di informazioni pratiche e soprattutto utili.

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Sai come funziona la fattura elettronica? Ancora dubbi sulla fattura elettronica? Sei nel posto giusto. In questo articolo trovi tutte le informazioni che ti servono per usare la fattura elettronica

Cos’è la fattura elettronica

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.

Le fatture elettroniche, lo dice la parola stessa, dovranno essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate in formato digitale. Il formato digitale delle fatture elettroniche si chiama  XML (eXtensible Markup Language) e consente lo scambio di informazioni necessario per i controlli previsti per legge.

Chi riguarda la fattura elettronica?

La fatturazione elettronica è un sistema che coinvolge diversi attori:

  • il fornitore o il suo intermediario,
  • il Sistema di Interscambio nazionale (SdI)
  • il destinatario della fattura.

Fatturazione elettronica in 4 passaggi

  1. DATI – I soggetti obbligati alla fatturazione elettronica devono comunicare al proprio fornitore il codice univoco alfanumerico oppure un indirizzo di posta certificata (pec)Questi dati devono essere riportati nella fattura elettronica insieme a Partita IVA, indirizzo, data e numero del documento e tutti gli altri dati rilevanti ai fini fiscali
  2. FIRMA DIGITALE – Una volta compilata, la fattura deve essere firmata con firma digitale dal soggetto emittente in modo da garantire l’origine della fattura elettronica.
  3. SISTEMA DI INTERSCAMBIO – Cos’è e cosa fa il sistema di interscambio. La fattura deve transitare dal Sistema di Interscambio, che per legge è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche. Il Sistema di Interscambio ha il ruolo di snodo tra gli attori interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.
  4. CONSEGNA AL DESTINATARIO – Dopo accurati controlli, grazie all’indicazione del codice univoco o indirizzo Pec riportato proprio sulla fattura elettronica, il Sistema di Interscambio provvede a recapitarle la fattura elettronica al destinatario.

Software, intermediari per la fattura elettronica sono davvero utili?

La procedura che ti ho appena illustrato può essere notevolmente semplificata  grazie alla possibilità di appoggiarsi a intermediari specializzati e accreditati e all’ausilio di software per ridurre e rendere agevole l’intero processo, dalla creazione alla trasmissione delle fatture elettroniche, garantendo il rispetto dei requisiti specifici.

È il software, infatti, a gestire in piena autonomia alcuni passaggi chiave, richiedendo al mittente il solo inserimento dei dati relativi al cliente e ai prodotti o servizi da fatturare, nello specifico:

  • calcolo del totale della fattura;
  • generazione del file relativo alla fattura nel formato XML;
  • controllo preventivo affinché l’invio e la ricezione delle fatture vadano a buon fine;
  • trasmissione del file generato al SdI;
  • monitoraggio e gestione delle notifiche ricevute.

Soggetti obbligati a emettere fattura elettronica

Sono obbligati ad emettere fattura elettronica tutti i professionisti e le imprese ad eccezione di quelli che adottano un regime fiscale di vantaggio o forfettario.

Soggetti esenti dal fare la fattura elettronica

Con il  Decreto Fiscale n. 119/2018 è stato modificato l’elenco dei soggetti esclusi dall’obbligo di fatturazione elettronica.

Tra i primi soggetti esclusi dall’obbligo di emissione della fattura elettronica rientrano i titolari di partita IVA in regime dei minimi (regime di vantaggio) e in regime forfettario.

Sono esentati dall’obbligo di fatturazione elettronica anche i “piccoli produttori agricoli” (di cui all’art. 34, comma 6, del Dpr n. 633/1972), i quali erano esonerati per legge dall’emissione di fatture anche prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica.

L’esenzione dalla fatturazione elettronica riguarda tuttavia soltanto il ciclo attivo. In sintesi, anche minimi e forfettari e gli altri soggetti esclusi subiranno gli effetti dell’avvio della fattura elettronica, essendo in ogni caso assoggettati all’obbligo di ricezione delle stesse in formato elettronico.

Tra i soggetti esclusi dall’obbligo di emissione delle fatture elettroniche rientrano anche medici e farmacie, per i dati già inviati tramite il sistema Tessera Sanitaria, ma solo dal 1° gennaio al 31 dicembre 2019.

Vantaggi della fattura elettronica

L’obbligo della fatturazione elettronica si propone di spronare le imprese a emettere documenti fiscali in formato elettronico interamente tracciabile, potenziando così le attività di prevenzione dell’evasione fiscale.

Attraverso le fatture emesse e trasmesse in modalità digitale, infatti, si riducono non soltanto gli adempimenti a carico dell’Amministrazione Finanziaria (generando risparmi di risorse pubbliche) ma anche i margini di errore nell’intero ciclo di vita delle fatture, con significativi risparmi di tempo e costi nel medio e lungo periodo per imprese e professionisti.

Vantaggi per i titolari di Partita Iva

La dematerializzazione dei documenti fiscali cartacei e il passaggio alla fatturazione elettronica comporta inoltre una serie di vantaggi per i titolari di Partita IVA:

  • esonero dalla comunicazione delle fatture ai fini dello spesometro;
  • esonero dal modello Intrastat;
  • deroga dalla comunicazione degli acquisti effettuati dagli operatori di San Marino;
  • esonero comunicazione dei dati inerenti i contratti delle società di leasing;
  • priorità dei rimborsi IVA ottenuti entro 3 mesi dall’invio della dichiarazione;
  • riduzione del periodo di accertamento per l’IVA e le imposte dirette da 5 a 4 anni.

 

di Sabrina Della Valle

Tributarista di @freelancenetworkIt

Per maggior informazioni  info@freelancenetwork.it

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